Để tổ chức lễ khai trương hoàn hảo, yêu cầu đơn vị tổ chức sự kiện phải có một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp , một kế hoạch chi tiết và một sự chuẩn bị thật kỹ lưỡng theo 5 bước sau.
1. lập danh sách khách mời tham dự trong lễ khai trương
Trước khi tổ chức event khai trương , cần lên danh sách khách mời công ty muốn mời đến tham dự.
sự kiện khai trương không chỉ là dịp để tiếp cận khách hàng mà còn là thời cơ để tăng cường quan hệ và hợp tác với các đối tác tiềm năng trong tương lai . Bạn có thể dành một chút thời gian để dẫn khách mời đi tham quan địa điểm kinh doanh mới, phát tặng mẫu sản phẩm dùng thử. Bằng cách hỏi ý kiến của họ sau khi cảm nhận (nhìn, chạm, dùng), bạn sẽ thu thập được những nhận xét vô cùng quý giá .
Ngoài ra, hãy cố gắng mời các lãnh đạo thuộc chính quyền địa phương để thể hiện sự kính trọng.
Cuối cùng, đừng quên để các cơ quan báo chí biết đến việc doanh nghiệp bạn là một đơn vị kinh doanh mới trong khu vực. Điều này sẽ tạo hiệu ứng lan truyền rất tốt từ trước và sau khi sự kiện kết thúc mà chẳng cần bỏ ra một khoản chi phí nào.
2. Xác định hình thức tổ chức
Có khá nhiều hình thức tổ chức event khai trương như: Tổ chức tiệc pizza, ceremony party, trải thảm đỏ… Trong đó, cách tốt nhất để tiếp cận khách tham dự là tổ chức tiệc. Bởi lẽ “miếng trầu là đầu câu chuyện”, từ đó bạn có thể dễ dàng giới thiệu sản phẩm, dịch vụ một cách gián tiếp.
3. Xác định ngân sách dự trù
Hãy lập một danh sách các khoản chi tiêu thật tỉ mỉ và đảm bảo rằng các khoản này phù hợp với kinh phí dự trù cho việc tổ chức sự kiện khai trương . Sau khi đã lập danh sách chi tiêu, hãy xét xem khoản ngân sách dự trù đã phù hợp hay chưa? Quy mô buổi lễ có cần giảm xuống để đảm bảo chi phí dự kiến hay không? Dù vậy, buổi lễ tạo được ấn tượng với khách mời là điều quan trọng nhất.
4. Xây dựng timeline cho kế hoạch tổ chức
Trước khi sự kiện diễn ra, bạn sẽ cần dự kiến thời gian thực hiện tổ chức ít nhất 2 - 3 tháng. Sau khi xây dựng kịch bản sự kiện khai trương, nên chỉ định phân công công việc rõ ràng cho từng nhân sự và có deadline cụ thể . Hãy tạo ra các checklist để chắc chắn không ai có lý do quên nhiệm vụ được chỉ định .
Nếu có điều kiện thuận lợi, bạn nên chạy thử chương trình để tập luyện cho nhân sự làm đúng quy trình, đồng thời kiểm soát được những tình huống bất ngờ có thể xảy ra, tránh rơi vào trạng thái bị động khi gặp sự cố trong quá trình tổ chức.
5. Xây dựng chiến dịch marketing hoàn hảo
Tổ chức lễ khai trương chỉ là bước đầu tiên trong chiến lược marketing dài hạn của doanh nghiệp. cùng với quá trình chuẩn bị cho Tổ chức lễ khai trương , hãy xây dựng đồng thời một kế hoạch truyền thông vững chắc. Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, có thể tham khảo một vài cách thức tiết kiệm chi phí như:─ Phát sản phẩm mẫu dùng thử─ Đặt bảng hiệu quảng cáo, poster─ Phát tờ rơi, brochure, booklet─ Mạng xã hội─ Thu thập ý kiến từ bạn bè, người thân, đồng nghiệp…
