Tổ chức sự kiện là gì? 19 kiểu tổ chức sự kiện điển hình

Tổ chức sự kiện là gì? 19 hình thức tổ chức event điển hình
Quy trình event. Tổ chức event là gì?

Những năm trở lại đây, khi các hoạt động sự kiện diễn ra rộng khắp, ở khắp các lĩnh vực, mong muốn tìm hiểu về tổ chức sự kiện ngày càng lắm.

Các bạn băn khoăn muốn biết Tổ chức event là gì? Cách thức tổ chức event ra sao ?
Trong bài này, bạn sẽ được cung cấp các khái niệm cơ bản
Vậy Tổ chức event là gì? Trước tiên chúng ta cần tìm hiểu sơ qua khái niệm này
Tổ chức sự kiện được định nghĩa là việc tổ chức các chương trình trong mọi lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … nhằm mục đích truyền đi những thông điệp tới công chúng

Tổ chức event là một quan niệm còn khá mới mẻ ở Việt Nam, bởi vậy mà có rất nhiều cách hiểu khác nhau về quan niệm này. Do đó, để có thể hiểu về “EVENT” và nghề “TỔ CHỨC EVENT” một cách đúng đắn, hãy cùng kịch bản sự kiện tìm lời đáp qua bài viết dưới đây nhé!
Trước khi đi vào tìm hiểu “Tổ chức sự kiện là gì?”, “Tổ chức event cần thực hiện những chiến dịch gì?” Hay Nhân sự làm tổ chức event cần có những gì? “ thì lúc đó chúng ta phải nắm được “SỰ KIỆN” là như nào trước đã.
Một vài khái niệm cơ bản

1. Khái niệm về event là gì?

“Event” là sự việc xảy ra có tác động tới đời sống xã hội và được truyền hình đưa tin … mới được coi là sự kiện. Ví dụ: seagame, hội thi, cuộc thi miss....

Thế nhưng cũng có những luồng ý kiến cho rằng sự kiện không chỉ bao hàm những chương trình lớn như trên mà còn bao hàm cả những hoạt động mang ý nghĩa cá nhân và cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội như ma chay, cưới hỏi, sinh nhật,…
Số khác lại hiểu event chủ yếu là những hoạt động liên đới đến chương trình tiếp thị và thương mại của các đơn vị như tổ chức hội nghị, tổ chức hội thảo, tổ chức khai trương, tổ chức giới thiệu sản phẩm, tổ chức hội chợ, tổ chức tiệc cuối năm,…
Tóm lại sự kiện là một hoạt động có chủ đích diễn ra ở một thời điểm nhất định, tại một địa điểm nhất định, tập hợp ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định nào đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia.

2. Tổ chức event là gì?

Tổ chức event thực chất là việc tiến hành các phần việc cho một “EVENT” diễn ra, từ khi hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó diễn ra.

Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các chương trình như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … nhằm chủ đích truyền đi những thông điệp mà người tổ chức event muốn đối tượng nhận thức được.

Ở Việt Nam thì ngành này còn khá mới mẻ, còn ở những quốc gia phát triển tổ chức sự kiện được xem như một ngành, một nghề đặc trưng. Vì thế, họ đã có cả một hệ thống lý luận về nghề nghiệp tương đối đầy đủ và chặt chẽ.
Theo đó, tổ chức sự kiện là phải bao gồm các lĩnh vực khá rộng bao quát các lĩnh vực hoạt động của tất cả các đối tượng, ngành nghề.

19 loại hình Tổ chức event

– Bussiness event: là các event liên đới đến lĩnh vực kinh doanh
– Corporate events: Là các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…
– Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ
– Exhibitions: Là các hoạt động event triển lãm
– Trade fairs: Là việc tổ chức sự kiện các hội chợ thương mại
– Entertainment events: Các event mang tính chất giải trí
– Concerts/live performances: Các sự kiện buổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..
– Festive events: Là các sự kiện lễ hội, liên hoan, Festive,…
– Government events: Là các event của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng,…
– Meetings: Là các event buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,…
– Seminars: Là các sự kiện buổi hội thảo chuyên đề
– Workshops: sự kiện Bán hàng
– Conferences: Là các buổi event Hội thảo
– Conventions: Là các buổi sự kiện Hội nghị
– Social and cultural events: Các event về văn hoá, xã hội
– Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao
– Marketing events: Các sự kiện liên quan tới marketing
– Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại
– Brand and product launches: Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…

Xem thêm tại: http://vietwindevent.vn/to-chuc-su-kien.html

Có thể bạn quan tâm:
> Kịch bản tổ chức sự kiện
> Kế hoạch tổ chức sự kiện

Để sự kiện khai trương thành công cần chuẩn bị những gì?

Để tổ chức lễ khai trương hoàn hảo, yêu cầu đơn vị tổ chức sự kiện phải có một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp , một kế hoạch chi tiết và một sự chuẩn bị thật kỹ lưỡng theo 5 bước sau.

1. lập danh sách khách mời tham dự trong lễ khai trương

Trước khi tổ chức event khai trương , cần lên danh sách khách mời công ty muốn mời đến tham dự.

sự kiện khai trương không chỉ là dịp để tiếp cận khách hàng mà còn là thời cơ để tăng cường quan hệ và hợp tác với các đối tác tiềm năng trong tương lai . Bạn có thể dành một chút thời gian để dẫn khách mời đi tham quan địa điểm kinh doanh mới, phát tặng mẫu sản phẩm dùng thử. Bằng cách hỏi ý kiến của họ sau khi cảm nhận (nhìn, chạm, dùng), bạn sẽ thu thập được những nhận xét vô cùng quý giá .

Ngoài ra, hãy cố gắng mời các lãnh đạo thuộc chính quyền địa phương để thể hiện sự kính trọng.

Cuối cùng, đừng quên để các cơ quan báo chí biết đến việc doanh nghiệp bạn là một đơn vị kinh doanh mới trong khu vực. Điều này sẽ tạo hiệu ứng lan truyền rất tốt từ trước và sau khi sự kiện kết thúc mà chẳng cần bỏ ra một khoản chi phí nào.

2. Xác định hình thức tổ chức

Có khá nhiều hình thức tổ chức event khai trương như: Tổ chức tiệc pizza, ceremony party, trải thảm đỏ… Trong đó, cách tốt nhất để tiếp cận khách tham dự là tổ chức tiệc. Bởi lẽ “miếng trầu là đầu câu chuyện”, từ đó bạn có thể dễ dàng giới thiệu sản phẩm, dịch vụ một cách gián tiếp.

3. Xác định ngân sách dự trù

Hãy lập một danh sách các khoản chi tiêu thật tỉ mỉ và đảm bảo rằng các khoản này phù hợp với kinh phí dự trù cho việc tổ chức sự kiện khai trương . Sau khi đã lập danh sách chi tiêu, hãy xét xem khoản ngân sách dự trù đã phù hợp hay chưa? Quy mô buổi lễ có cần giảm xuống để đảm bảo chi phí dự kiến hay không? Dù vậy, buổi lễ tạo được ấn tượng với khách mời là điều quan trọng nhất.

4. Xây dựng timeline cho kế hoạch tổ chức

Trước khi sự kiện diễn ra, bạn sẽ cần dự kiến thời gian thực hiện tổ chức ít nhất 2 - 3 tháng. Sau khi xây dựng kịch bản sự kiện khai trương, nên chỉ định phân công công việc rõ ràng cho từng nhân sự và có deadline cụ thể . Hãy tạo ra các checklist để chắc chắn không ai có lý do quên nhiệm vụ được chỉ định .

Nếu có điều kiện thuận lợi, bạn nên chạy thử chương trình để tập luyện cho nhân sự làm đúng quy trình, đồng thời kiểm soát được những tình huống bất ngờ có thể xảy ra, tránh rơi vào trạng thái bị động khi gặp sự cố trong quá trình tổ chức.

5. Xây dựng chiến dịch marketing hoàn hảo

Tổ chức lễ khai trương chỉ là bước đầu tiên trong chiến lược marketing dài hạn của doanh nghiệp. cùng với quá trình chuẩn bị cho Tổ chức lễ khai trương , hãy xây dựng đồng thời một kế hoạch truyền thông vững chắc. Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, có thể tham khảo một vài cách thức tiết kiệm chi phí như:─ Phát sản phẩm mẫu dùng thử─ Đặt bảng hiệu quảng cáo, poster─ Phát tờ rơi, brochure, booklet─ Mạng xã hội─ Thu thập ý kiến từ bạn bè, người thân, đồng nghiệp…